Web会議システム☆お役立ちガイド

Web会議システムを比較して選ぶコツを知る

遠隔地でもカメラやマイクを使用して会議に参加できるWeb会議システムは、利便性の高い会議制度として認識されています。映像だけではなく、音声や資料のやり取りも容易にできるため、利用する企業が増えてきました。

システムを提供する企業も増えてきており、自社の希望する利用範囲や利便性に沿った形で提供されているものを見つけることが必要です。当サイトでは多くの利便性が高いWeb会議システムを複数紹介しています。どの企業が提供しているものを使えば、会議が円滑に進むのか、自社の予算の範囲にあったものがあるかどうか、比較しやすくなっているので、参考にしてください。

コスト削減を目指して導入する場合、無料のものを利用していいのかどうか、判断に迷う担当者は少なくありません。無料のものよりもセキュリティー面で有料のほうが安全なのか、利用方法や用途に応じて最適なものを選ぶポイントを理解し、選びましょう。

FRESH VOICE

FRESH VOICEはエイネット株式会社が提供するWeb会議システムとなります。クラウドタイプのASP、サーバーのオンプレミスタイプの2種類が選べるのでどの会社の環境でも利用できます。ASPは資料のデータを常時JPEG化してサーバーにアップロードし、セキュリティ面でも強化されています。

導入はインターネットアクセスできる環境とブラウザがあれば可能です。サーバーが必須ではないので管理やメンテナンスの手間も省けます。導入する費用は安価なので、規模が小さい会社や在宅の方でも安心して利用できます。

FRESH VOICEは録音・録画機能がはじめから搭載されています。これらの機能を使えば過去のデータも確認できるので、議事録の作成もよりスムーズです。Excelなどのファイルを送り込んでドキュメントで共有することが可能です。参加者全員が共有できるのでリモートで内容を逐一修正できます。

大塚商会

特定のベンダーに偏らず、環境や予算などに合わせて最適なWeb会議システムを用意してくれます。こうした理由で、様々な応用が可能でとても便利です。応用性の高さで、大塚商会を選ぶことは多いです。

Web会議を使用する時には、社内ネットワークへの負荷を考える必要があります。大塚商会のWeb会議はシステム環境に合わせて最適な通信インフラを提案するので、こうした負荷を抑えることが可能となりとても便利です。

また、サポート体制などの確認も大切で、周辺機器やマイクやWebカメラの設置などを考える必要もあります。こうしたシステムを使用する際には困ることもありますが、サポート体制が良いと周辺機器の設置に関するサポートも得られて安心です。

LiveOn

LiveOnが提供するWeb会議システムは、手持ちのパソコンやスマートフォンに簡単に導入できます。音質は32KHzと高く、画質もオプションでハイビジョンにも対応可能です。フレーム数も最大で30なので、滑らかに写し出されます。

Web会議で起こりがちなのが通信のずれなどによる進行の停滞ですが、LiveOnではそのようなことがないように独自の開発をしています。通信環境が芳しくない海外や回線が混雑しがちな場所でも、ストレスフリーで使用が可能です。

操作は非常にシンプルで、ログインした後に会議室を指定するとすぐに始められます。資料を共有したりホワイトボードを表示するなどの機能も、アイコンをクリックするだけなので簡単です。

MeetingPlaza

直感的に操作しやすい高品質なWeb会議システムで定評があるベンダーです。MeetingPlazaが提供するソリューションでは、サーバーミキシング方式により、不快な音切れを減らしているほか、エコーノイズキャンセラーなども搭載することで明瞭な音声を実現してくれます。

ASPサービスの標準費用にアプリケーション共有、HDビデオ、そして録画機能が含まれているため、オプションなどで迷わずに済みます。標準料金内で数々の充実した機能を利用できることも、MeetingPlazaならではの魅力です。

MeetingPlazaでは14日間の無料試用も用意しており、国内でも有数の導入実績を持つこのWeb会議システムを実際にチェックできます。無料トライアルの申し込みはWebから簡単に行えますが、導入相談は電話でも行えます。受付時間は、土日と祝祭日ならびに年末年始を除く9時から12時、13時から17時半です。

ブイキューブ

総務省のテレワーク先駆者百選で総務大臣賞に選出されるなど、ブイキューブはその確かな提供サービスで、5千社を超える事業者から選ばれています。ブイキューブが提案する「V-CUBE ミーティング」は、優れた接続性とHD対応画像、そしてクラウドタイプといった特徴を持つWeb会議システムです。

クラウド型ですから、面倒なメンテナンスやネットワーク設定は不要となっており、ログインするだけで、常時最新機能を有したWeb会議システムを利用可能です。さらに、画面のレイアウトや自社のアプリと連携するなど、フレキシブルなカスタマイズにも対応します。

使用方法などのちょっとした疑問から、急なトラブルに至るまで、24時間365日のサポート体制が整っているため、導入した後も安心です。またデモンストレーションや、トライアルアカウントの発行も無料で提供されています。新規導入の電話相談も、平日の10時から18時まで受け付けられています。

sMeeting

sMeetingはドコモ・システムズが提供している高品質で高セキュリティなWeb会議サービスです。このシステムはクラウド型で、PCやスマートデバイスからいつでもどこでも会議に参加ができます。映像・音声・資料を共有してどんなシーンでもコミュニケーションを取ることが可能です。

このシステムのセキュリティーは非常に高く、端末にデータを残さない高度なセキュリティー設計なため、情報漏洩のリスクは限りなく低くなっています。そのため経営会議などの重要な会議でも、高いセキュリティーで安心して利用できます。

料金も非常に安くて、Web会議が1ライセンスあたり月額2,000円で利用できます。ドコモとNTTの実績と経験で培ったノウハウが導入され、会議室や利用者を限定しなくても、使いたいときに自由に会議の開催が可能な便利なシステムです。

Web会議システムでどこからでも会議に参加できる

会議を行うとなると、会議室に集まって行うことが多いです。中には会議室以外の場所を確保することもあるので、必ずしも会議室でないといけないとは言い切れません。仕事をする上で、とても重要なことではありますが、同じ建物の中であれば良いのですが、他の場所で働いている人にも集まってもらうとなるととても大変です。いつでも天気が良く、電車やバスなどの公共交通機関を利用できれば良いのですが、止まってしまうこともあります。このようなことがあった場合、全員が集まらなくなってしまいます。このような時に活躍するのがWeb会議システムです。インターネットが使えて、必要な機器さえあれば良いので、今では多くの会社で利用されています。まだ、使っていないのはもったいないことかもしれません。

自社で一からWeb会議システムを構築するのも良いですが、このサービスを提供している企業がありますので、これを活用するとより快適な会議を行うことができます。比較してどこにするかを決めましょう。料金ももちろん気にはなりますが、料金だけで選ばない方が良いです。どのような内容のサービスかで選べばスムーズな会議を毎回行うことができるかもしれません。今では高画質であることが当たり前と言っても良いかもしれません。高速通信も利用できますので、高画質な方が良いでしょう。しかも、1ヶ月使い放題であれば会議を行うことが多いのであればコスパも良いです。パソコンだけではなくタブレットやスマートフォンも使えたり、資料を提示できるなどそれぞれのサービスに特徴があります。どの機能が必要かを考えてみてください。

子育てのためにテレワークで働きたいと言う人は多いのかもしれません。また、高齢の親や障害を持つ家族などの介護のためにテレワークでないと困る人もいるでしょう。テレワークをしている社員のことを考えてWeb会議システムを導入するのも良いことではありませんか。今後は、このような問題がより深刻になるかもしれません。少子化で人手が足りなくなることがわかっているからです。社員の自宅からも利用できるためにはどのサービスを利用するのが良いのかも考えて選んでみてください。他にも海外からも利用できないと困ることもあります。グローバル化が進んでいますので、そこまで考えましょう。翻訳機能が付いていることも必要かもしれません。自分の会社にとって必要な機能は何かを考えながら比較して決めると良いかもしれません。

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